Comment réussir le transfert de vos bureaux ?
Vous apprêtez à déménager vos bureaux et vous ne savez pas par d’où commencer vos démarches ? Quelle que soit la taille de votre entreprise, un déménagement de bureau doit être bien préparé et planifié pour pouvoir réussir votre projet.
Suivez nos conseils ci-dessous afin que tout se passe dans les meilleures conditions.
Mettez un planning à l’avance
Vous organisez bientôt un déménagement bureaux ? Tentez de mettre un planning à l’avance en détaillant les différentes taches à réaliser et en précisant les personnes qui seront impliqués dans votre projet. Cela vous permet d’assurer un suivi continu des choses à faire et d’éviter de vous retrouvez face à des situations de dernière minutes.
Le fait de prévoir et de planifier votre déménagement avant quelques mois vous permet aussi de déterminer la disposition des nouveaux bureaux ainsi que vos futurs besoins. N’oubliez pas de faire une estimation de votre budget de déménagement pour savoir combien vous allez dépenser !
Désignez un responsable du déménagement
Ce point est important ! Nommer un responsable de déménagement, permet de faciliter et de suivre chaque étape de votre projet. L’idéal serait de confier cette mission à votre assistant administratif, toutefois, vous pourrez choisir une autre personne ayant une expérience dans le déménagement.
Choisissez une entreprise de déménagement
Une fois que vous arrivez à fixer votre date, tentez de commencer vos recherches afin de trouver une société de déménagement à Paris. Si vous avez l’intention de confier votre projet à un déménager sérieux, contactez au minimum trois professionnels du métier et demandez leur devis. Cela vous permet d’avoir une idée sur les prestations offertes sur le marché et de comparer les prix proposés.
Si vous souhaitez déménager en toute rapidité et sécurité, pensez à faire appel à une entreprise de déménagement qui s’occupera de l’emballage de vos effets, du chargement, du déchargement et du déballage de vos biens une fois vous serez dans le nouveau local.
Choisissez un prestataire de déménagement agréé, assuré et ayant déjà de l’expérience en cette matière afin de tirer profit de son savoir-faire et de garantir la réussite de votre jour « j ».
Impliquez vos collaborateurs dans le déménagement
Certaines entreprises choisissent d’impliquer leurs salariés dans l’activité de déménagement. Cela leur permet de profiter d’un grande aide de la part de chacun d’eux qui pourra gérer son propre bureau. Pensez donc à informer vos salariés de votre décision de déménagement et à les faire participer dans vos différentes étapes. Donnez à vos équipes quelques heures la veille du déménagement, pour qu’ils puissent mettre de l’ordre dans leurs bureaux ! De cette façon, vous pourrez déménager rapidement et sans soucis !
Préparez bien vos cartons
Si vous organisez un déménagement des bureaux, l’étiquetage de vos cartons est indispensable pour faciliter l’action du déballage une fois vous serez dans votre nouveau local. Après avoir emballé vos boites, placez une étiquette sur chaque carton et notez son contenu afin de ne pas perdre le temps dans la recherche d’un papier pour imprimante ou d’une cartouche d’encre, lorsque vous en avez réellement besoin.
N’oubliez pas de numéroter vos boites et de noter tout cela sur une feuille de calcul. Cette tache demande du travail, mais cela vous permet de gagner plus de temps lorsque vous vous installerez dans votre nouveau bureau.
Renseignez-vous sur les règles de l’immeuble relatives au déménagement
Si vous n’êtes pas le propriétaire du bâtiment dans lequel vous souhaitez déménager, demandez des informations sur les règles de l’immeuble pour savoir si vous pourrez déménager pendant ou en dehors des heures de bureau ou si vous devrez demander une autorisation afin de pouvoir utiliser l’ascenseur durant votre déménagement. Cela est très important pour assurer le bon déroulement de votre jour « j ».
Vérifiez si la disposition du nouveau local s’adapte à tous vos meubles
Si vous avez l’intention de prendre un réfrigérateur, un meuble volumineux (table de réunion, biblio, etc.) ou des équipements électriques à votre nouveau bureau, assurez-vous que les dimensions de vos objets s’adaptent avec celles de l’espace consacré dans votre nouveau bureau. Cela vous permet du gagner votre énergie et votre argent dans le transport des choses qui ne vont pas fonctionner avec le nouvel espace de travail.
Déplacez vous-même certains objets non essentiels
Si vous souhaitez faire des économies sur votre devis de déménagement, tentez de transporter vous-même le petit matériel à déménager, mais vous devrez respecter le calendrier de votre nouveau bail. Vous pourrez par exemple déplacer les plantes et les fournitures de bureau en vrac, afin de minimiser vos coût et de simplifier le jour de votre déménagement.
